Les entreprises sont toujours à la recherche d’appel d’offre du secteur privé ou public. La raison, les travaux à haute intensité de main-d’œuvre rapportent financièrement en particulier pour les entreprises de construction d’infrastructures. L’appel d’offre est comme une course où la meilleure proposition remportera l’offre. Et, il ne manque pas de concurrents. Remporter un appel d’offre nécessite plusieurs éléments : l’expérience, la capacité financière, une offre financière raisonnable et aussi les documents de la soumission de l’offre. Dans cet article je ne m’intéresse qu’aux documents de la soumission. Je vais vous présenter une liste de documents non exhaustive que l’on demande généralement dans les appels d’offre.

La soumission

La soumission (les documents soumis soutenant la proposition de l’entreprise à l’appel d’offre) se divise en trois parties :

1. les documents dits légaux mais ne sont pas toujours réellement des documents légaux ;
2. l’offre technique ;
3. l’offre financière.

Documents légaux

1. Enregistrement officiel de l’entreprise (Moniteur pour les sociétés anonymes ou les sociétés mixtes, Statut pour les entreprises en nom collectif) ;
2. patente ;
3. quitus fiscal ;
4. carte d’immatriculation fiscale ;
5. Casier judiciaire du Président Directeur Général ou du Directeur Général de l’entreprise ;
6. preuve du siège social de l’entreprise ;
7. certificat notarié attestant que le signataire de l’offre détient l’autorité d’engager l’entreprise ;
8. informations relatives à des litiges au cours des 5 dernières années :
   1. les parties concernées ;
   2. le montant du litige ;
   3. objet du litige ;
   4. décisions des tribunaux.
9. Le modèle de contrat.

Offre technique

1. Déclaration sous serment attestant que les travaux relatifs à l’offre ne dépassent pas la capacité financière de l’entreprise ;
2. Déclaration de conformité (l’entreprise déclare n’être dans aucune situation susceptible de nuire à la réalisation du projet) ;
3. Déclaration de garantie de la soumission (l’entreprise certifie par correspondance respecter les conditions de l’appel d’offre) ;
4. garantie bancaire de soumission (5% du montant de la soumission sert généralement de garantie) ;
5. lettre de compromis d’assurance (l’entreprise prend l’engagement de prendre une assurance couvrant la soumission) ;
6. Copie de procès-verbal de la visite du site (dans le cas de construction le site visité sera le prochain chantier) ;
7. liste de Personnels clé de l’entreprise soumise avec les pièces justificatives de leur compétence :
   1. profession
   2. les diplômes accréditifs
   3. certificat de bonne vie et mœurs
   4. casier judiciaire
   5. expérience professionnelle
8. Lettres de compromis de participation et confidentialité du personnel proposée ;
9. liste du matériel et de l’outillage affecté aux travaux ;
10. Documents certifiant (contrat par ex) de l’expérience de l’entreprise et la valeur monétaire de chaque projet de construction sur une période de 5 ans ;
11. liste des chantiers en cours (dans le cadre d’autres appels d’offre par exemple) ;
12. la méthodologie et Programme d’exécution des travaux ;
13. Chronogramme d’exécution des travaux ;
14. Organisation détaillée des travaux sur le site ;
15. organigramme administratif du personnel travaillant sur le site ;
16. mesures d’atténuation des impacts environnementaux.

Offre financière

1. Chronogramme financier établissant les diverses dépenses pendant l’exécution du projet ;
2. devis des matériaux (liste des prix des matériaux généralement demandée en prix unitaire) ;
3. devis des travaux (liste des prix de la main-d’œuvre généralement demandée par unité de construction).

Euh…tout ça ?! Oui, tout ça ! Et cette liste n’est pas exhaustive ! Le problème c’est que les institutions investissent très souvent beaucoup d’argent dans les projets nécessitant un appel d’offre, de l’ordre du million de dollars ou gourdes (la monnaie haïtienne). Ils cherchent donc à se protéger des entreprises qui n’ont pas les moyens de finir le projet ou celles qui détourneront l’argent à leur profit ou encore celle qui sont trop jeunes pour avoir l’expérience nécessaire pour mener à bien le projet.

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