Toutes les entreprises reçoivent ou livrent des factures. Ce document très important pour la comptabilité des entreprises est précieusement gardé dans les archives de celle-ci. C’est quoi une facture et à quoi sert-elle ?

C’est quoi une facture ?

Une facture est un document qui certifie d’un échange de biens ou de services, une transaction entre deux acteurs économiques. Elle se rencontre particulière dans des opérations de vente. Elle fixe la quantité de biens vendus et livrés, la nature du service fourni, la date de livraison ou la date de préparation de la facture, les taxes (la Taxe sur le Chiffre d’Affaires) et une signature ou l’empreinte d’un sceau.

Les utilisations de la facture ?

Certains contrats de vente ou de service ne précisent pas le prix dans ses différents articles. Cela se produit lorsque le prix ne peut être fixé d’avance soit à cause de la nature de la transaction, soit à cause de la variation des besoins du client. Le prix est donc fixé après une livraison de biens ou la prestation d’un service. On rencontre de tels cas dans toutes les situations de contrat qui ne sont pas à exécution instantanée, comme un simple achat dans une boutique. Pour illustrer mes propos prenons un contrat de vente de fourniture de bureau où une entreprise A achète régulièrement. Dans le but d’encadrer leurs transactions répétitives, les parties scellent leur entente par un contrat. La variation des besoins de l’entreprise A rend impossible la fixation d’un prix. Autre exemple une entreprise B signe un contrat de service avec une autre entreprise C. Le secteur d’activité de l’entreprise C est l’informatique. Les besoins de l’entreprise B peuvent passer de l’installation de logiciel, commande de matériels informatiques ou la maintenance. Le prix variera en fonction du logiciel à installer, du matériel commandé ou de l’ampleur de la maintenance, dans de telle situation le prix ne peut être fixé d’avance. On prévoit alors une clause dans le contrat où le prix sera fixé sur la base de la facture livrée par le fournisseur de biens ou de services. Ci-après un exemple d’article de facturation tel qu’il pourrait se présenter dans un contrat.

Article 17 : La Facturation 

Le Transporteur compilera les fiches de livraison signées par les clients et les contrats ponctuels de service pour la facturation chaque 15 jour. L’entreprise A paiera ces factures dans un délai de sept (7) jours après les avoir reçues.Le montant final du bordereau sera calculé sur la quantité de biens transportés selon le prix unitaire de base.

Un mode de preuve

La facture est aussi une preuve. Elle certifie de l’existence d’une dette ou plus généralement d’une créance d’une partie envers une autre. Bien entendu à elle seule la facture ne prouve qu’une demande de paiement mais associée au contrat elle trouve un contexte pour appuyer sa demande (le paiement du prix) sur la base que ce contrat prouve qu’il y avait engagement d’exécuter une obligation moyennant paiement. À l’opposé le reçu de paiement prouve que la facture a été exécutée par l’entreprise qui l’a reçue. C’est ce qui distingue la facture du reçu (ou quittance). La première fixe le prix tandis que le second prouve le paiement de ce prix. Pour rappel, il faut une quittance pour toutes transactions dépassant les 16 gourdes selon le code civil en son article 1126.

Il doit être passé acte devant notaire ou sous signature privée, de toutes choses excédant la somme ou valeur de seize gourdes, même pour dépôts volontaires ; …

Code civil article 1126

Une preuve d’achat international et fiscal

Elle est aussi utilisée à la douane pour servir de preuve de la valeur d’un produit importé afin d’en fixer les redevances douanières. Elle sert aussi de document de vérification pour la Direction Générale des Impôts que les agents de vérification peuvent consulter pour attester de la déclaration d’impôt d’une entreprise.

Une preuve judiciaire

En Haïti, elle doit être conservée sur une période de 5 ans tandis qu’en France elle est de 10 ans. La facture a une importance capitale en cas de litige entre deux parties comme dans le cas de non-paiement ou de facturation de service non rendu ou biens non livrés. Elle relie dans ces cas-là Direction juridique et la comptabilité dans le cadre de la préparation de dossier pour recouvrement de créance, restitution de paiement ou pour des demandes de biens non livrés ou service non rendu.

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