Partie 1 : Les risques juridiques de l’entreprises
Développement économique, investissements étrangers, compétitivité sont devenus des mots courants dans le discours de nos hommes et femmes d’Etat. A trois ans de l’ère post-sismique, l’heure est à la reconstruction et l’investissement. Elle est aussi à la modernisation de nos entreprises du point de vue juridique. Dans les pays capitalistes une révolution se trame : le renforcement du service juridique et le développement du concept de management juridique. Le juriste d’entreprises devient un membre très important au sein de l’équipe managériale. Nos entrepreneurs devront suivre ce courant s’ils veulent devenir plus compétitif dans sur le marché national et international.
C’est quoi le service juridique
Le service ou la direction juridique est un organe de l’administration d’une entreprise dont la mission est la prévention et la gestion des risques juridiques liés à son activité et à sa taille. Les risques juridiques y sont étudiés, classés et gérés. Ceux qui y travaillent sont des juristes d’entreprise professionnels du droit et spécialistes du droit des affaires
Les risques juridiques
Dans le secteur des affaires haïtiens les risques juridiques existent et sont nombreux. Ils peuvent naître dans les décisions prisent par les managers concentrés que sur la rentabilité de l’entreprise (résiliation irrégulière d’un contrat), dans celles des partenaires commerciaux (désaccord sur l’interprétation d’une clause), des clients (action en justice) ou encore des institutions publiques (fiscalité). Ce sont les conséquences juridiques découlant de l’activité normale d’une entreprise. Elles sont pénales (amende), ou civiles (dommage intérêt) et peuvent engager la responsabilité de l’entreprise aussi bien celle de ses dirigeants. Alors ne pas en tenir compte c’est prendre le risque de ne pas atteindre ses objectifs financiers. Mais les risques ne sont pas les mêmes pour toutes les entreprises. Ils varient en fonction du nombre de salariés, de transactions, de partenaires commerciaux, de chiffre d’affaires, etc.
Les risques fiscaux
Les entreprises sont des contribuables (supportent directement l’impôt) et aussi des redevables (intermédiaire entre le contribuable et la Direction Générale des Impôts). Elles sont donc intéressées au premier plan à la fiscalité. Son ignorance peut être une source de risque, pensez à la compagnie Haitel ou encore aux récents problèmes qu’ont connu certaines entreprises. La régularité dans les paiements fiscaux exige une connaissance des délais de paiements dont le retard peut être source de pénalité. La fiscalité est complexe et changeante, il faut qu’un spécialiste aide l’entreprise à se repérer dans cette complexité et surveiller les modifications des lois fiscales. Ne pas savoir qu’une loi fiscale a été abrogé ou est entré en vigueur sont autant de risques potentiels dans la vie d’une entreprise.
Les risques du droit social
Beaucoup d’entrepreneurs ne savent pas que leurs règlements intérieurs doivent être enregistrés au-delà d’un certain nombre d’employés sous peine d’amende. Une convocation à la Direction du Travail par un employé jugeant ses prestations non légales peut couter plus ou moins chère financièrement. Ou encore l’absence de condition de travail adéquate peut en cas d’accident de travail obliger les entreprises à l’indemnisation.
Propriété industrielle
En matière de propriété industrielle et en d’enregistrement des marques, l’entreprise peut perdre son droit sur la jouissance de ses marques ou celui d’ester en justice contre toute personne qui utiliserait illégalement sa marque à cause d’un retard de renouvellement de l’enregistrement qui ne se fait pas une fois pour toute.
La modification des lois
Ne pas savoir qu’une loi qui régit le secteur des affaires (droit commercial, du travail, etc.) a été abrogée est dangereux. Vous risque d’avoir connaissance de cette loi que lorsque vous serez devant le juge. Vous ne pourriez à ce moment invoqué une quelconque ignorance de cette modification légale car « nul n’est censé ignoré la loi ». Cela vous paraîtra injuste mais c’est la loi, malheureusement.
Risques juridiques et négociation
Négocier avec un partenaire sans une connaissance de la loi peut aboutir à des engagements qui ne vont pas dans le sens des intérêts de l’entreprise. Dans les échanges entre les entrepreneurs, le législateur (celui qui fait les lois, qui peut être le Gouvernement ou le Parlement) pose des limites que les parties ne doivent pas dépasser même par consentement mutuel. A l’intérieur de ces limites, des normes de droit privé permettent aux négociateurs d’entrechoquer librement leurs attentes et aboutir à la conclusion d’un contrat. Connaitre la loi aide à surveiller le respect de vos droits par l’autre partie et à réagir dans le strict intérêt de votre entreprise.
Risques liés aux contrats
Nos négociations aboutissent toujours à des engagements. Et ces obligations réciproques sont créatrices de contrats verbaux ou écrits. La conception des contrats ainsi que leurs exécutions exigent une connaissance du droit des contrats. Le droit des contrats constitue une grande part des risques juridiques de l’entreprise. Ils se rencontrent le plus souvent au cours de leurs exécutions, produisant des litiges entre les parties. Une résiliation non conforme à la législation peut vous couter des dommages intérêts énormes.
L’étude du marché financier est d’une extrême importance pour le chef d’entreprise qui guette les moindres risques qui pourraient grignoter son porte feuille. De même il devrait se préoccuper des risques juridiques car quoique l’on dise sur le système judiciaire haïtien, il arrive que l’on veuille prouver sa « fiabilité » et votre entreprise pourrait alors servir d’exemple. De plus que feriez-vous face à un client avisé sur les questions juridiques et qui intente une action en justice contre votre entreprise ? Pensez-vous pouvoir vous en sortir avec une entente à l’amiable ? Ce n’est pas souvent le cas surtout quand un procès rapportera beaucoup plus qu’une entente. Le manager de l’an 2013 doit prendre conscience de l’importance du service juridique qui est le gestionnaire de ces risques.
Partie 2 : le rôle de la direction ou service juridique
Nous avons, dans la première partie, montré les risques que courrait une entreprise qui ne dispose pas de service juridique. Dans celle-ci nous exposerons la mission de ce service au sein de l’administration, ce qu’il apporte à la compétitivité et la sécurité des transactions possibles de la vie économique.
Le cabinet d’avocat et le service juridique
On pense que le service juridique peut être substitué par un cabinet d’avocat. C’est d’ailleurs ce qui se fait généralement dans le secteur des affaires. Le plus souvent c’est le cabinet créateur de l’entreprise qui « gère » les risques. Cette substitution, pour certains, va de soit puisqu’ils disposent des mêmes connaissances juridiques. Cependant, il y a une différence. Premièrement, pour le cabinet, l’entreprise est un client parmi tant d’autres dont les dossiers sont classés par priorité et rentabilité. Alors que le service n’a que l’entreprise comme objet de préoccupation. Deuxièmement, le cabinet ayant beaucoup de dossiers à traiter, il ne peut connaitre à la perfection, sinon pas du tout, la vie de l’entreprise. Il ne peut donc pas faire de prévision ni de prévention sur les risques potentiels. Voilà pourquoi l’entreprise les consulte le plus souvent après la réception d’une sommation ou d’une assignation. Tandis que le service juridique est une partie de l’administration cela implique qu’il sait tout de l’entreprise étant une pièce de la machine. Et troisièmement, le cabinet d’avocats est constitué de professionnels qui travaillent sur plusieurs branches du droit (droit civil, pénal, commercial, etc.) alors que les juristes de votre service juridique ne se concentrent que sur le droit des affaires donc plus efficaces et plus proactifs. Voilà la différence entre le fait de consulter de temps en temps un cabinet d’avocats et d’avoir à sa disposition un service juridique.
La direction et le service juridique
Nous avons parlé de service juridique et de direction juridique mais ils ne sont pas totalement différents. La direction autant que le service juridique ont le même rôle : celui de protéger l’entreprise contre les risques légaux. Mais la taille de l’entreprise peut exiger l’un d’eux. Une entreprise grandissante qui augmente de jour en jour ses transactions peut disposer d’un service avec un ou deux juristes tandis qu’une grande entreprise penchera pour la direction avec un directeur et plusieurs juristes spécialisés (droit des contrats, fiscalité, recouvrement, etc.). Toutefois la taille n’est pas le seul facteur : la forme de management, le chiffre d’affaire ou le secteur d’activité.
Sa mission
Le service juridique guide le manager afin que ces décisions respectent les dispositions légales. Ce n’est pas un tribunal institué au sein du management mais un conseillé qui, bien qu’étant aussi motivé que le reste de l’équipe au profit de l’entreprise, veille à ce que ces décisions tout en étant productives soient juridiquement correctes. Sa mission n’est pas de bloquer les projets de l’entreprise mais de recommander des modifications plus ou moins substantielles. Par exemple, un plan marketing impliquant une concurrence déloyale.
Il assiste et organise les Assemblées Générales ou les Conseils d’Administration. Imaginez des invitations d’actionnaires irrégulières ou un procès-verbal non conforme aux dispositions sur les procédures de réunion. Tout serait à refaire dans de telles situations.
Le service ou la direction contrôle la légalité des contrats, prévoit les risques qu’ils pourraient impliqués, surveille leur expiration (contrats de bail par exemple). Les contrats représentent une des grandes activités juridiques de l’entreprise qui en signe régulièrement. Et lors de la négociation des contrats le service juridique guide le manager en fonction des protections qu’offre la loi lors de la négociation de contrat. Il supervise leur exécution et prévient les risques d’inexécution ou de mésinterprétation. Il étudie les avantages et inconvénients d’une résiliation, résolution ou annulation de contrat. Il sait quand ils sont arrivés à terme pour éviter des obligations inutiles et à perte.
Il seconde la direction des ressources humaines dans le traitement des employés. Il étudie les contrats de travail, veille à ce que les mesures de sécurité de travail soient respectées. Il évalue la conformité des résiliations de contrat de travail ou licenciement. Il représente l’entreprise à la Direction du travail en cas d’invitation. Il vérifie que tous les documents sont enregistrés (les règlements intérieurs).
Surveille les publications et/ou abrogations des lois, des arrêtés ou les avis du Ministère du Commerce. Le service s’occupe de l’archivage des publications du Journal Officiel « le Moniteur » où sont publiés les statuts de sociétés, les marques enregistrées, les modifications de statut, les chiffres d’affaires, etc.
Lance les procédures de recouvrement de créances en collaboration avec la comptabilité et le cabinet d’avocats en cas de litiges. Le service juridique est le meilleur interlocuteur du cabinet puisque se situant entre le management et le droit il connait très bien la vie juridique de l’entreprise. Parfois il assiste les avocats au cours des procès leur donnant au besoin les éléments de leurs plaidoiries.
Et les petites entreprises ?
Nous conclurons avec les petites entreprises qui souvent n’ont pas de budget pour avoir un tel service. Nous les conseillons de payer les services d’un cabinet pour un audit régulier une ou plusieurs fois par mois dépendamment de la taille de vos transactions. Elles peuvent aussi employer à temps partiel un juriste d’entreprise avec les mêmes modalités que pour le cabinet. L’essentiel c’est d’avoir un système de prévention des risques juridiques afin d’avoir le moins de procès que possible.
La direction ou service juridique est d’une extrême importance pour la bonne marche d’une entreprise même dans un pays comme Haïti. Ses responsabilités grandissent de jour en jour au sein de l’entreprise. Maintenant on parle de manager juridique. Dans les pays occidentaux le service passe d’organe de consultation à organe de décision stratégique. Si après avoir lu cet article vous n’êtes toujours pas convaincu, songez un instant que chaque institution publique du pays en dispose.
